E-Mail-Archivierung mit MailStore
Zuverlässig, rechtssicher, platzsparend!
Die Sicherheit erhöhen, Speicherplatz sparen und bei Bedarf schnell auf ältere Mails zugreifen: Das sind nur einige der Vorteile, die Ihnen eine Mail-Archivierung mit MailStore bietet! Wir beraten Sie zu allen Themen rund um E-Mail-Archivierung – und sorgen für eine einwandfreie Integration der Lösung in Ihr Unternehmen!
MailStore ist der führende Anbieter im Bereich E-Mail-Archivierung. Über 80.000 Kunden verlassen sich auf die hundertprozentige Speicherung der Mails in ihrem Unternehmen. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen ist diese Lösung bestens geeignet. Der Vorteil: Einmal eingerichtet, läuft die Archivierung vollautomatisch im Hintergrund ab – und Sie können sich voll und ganz auf Ihr Geschäft konzentrieren.
Wie E-Mail-Archivierung zu mehr Sicherheit beiträgt
Die vollständige Archivierung Ihrer Geschäfts-Mails bietet nicht nur viele praktische Vorteile, sondern ist auch eine rechtliche Pflicht: Genau wie Geschäftsbriefe muss der Mailverkehr eines Unternehmens vollständig und manipulationssicher archiviert werden. Ihr Vorteil: Im Ernstfall können Sie Mails sogar vor Gericht als Beweise anführen.
Neben der höheren rechtlichen Sicherheit für Ihr Unternehmen bedeutet die Archivierung Ihrer Mails aber auch mehr Sicherheit für Ihre Daten: Unabhängig von PST-Dateien und den Anwendern, Ihren Mitarbeitern, werden alle ein- und ausgehenden Mails archiviert – und können auch schnell wiederhergestellt werden.
Ihre Vorteile
E-Mail-Archivierungspflicht seit Januar 2017
E-Mails muss man archivieren. Davon haben Sie noch nie etwas gehört?! Seit dem 01. Januar 2017 sollte sich das gewaltig geändert haben, denn seitdem stopft der Gesetzgeber die letzten Schlupflöcher.
Was bisher als äußerst ratsam und von den meisten KMUs auch schon ohnehin als sinnvoll erachtet wurde, wird mit dem neuen Jahr zur Pflicht. Eine E-Mail-Archivierung zur lückenfreien Nachvollziebarkeit bietet nicht nur vor Gesetz die nötigen Absicherungen, sondern auch sichere und schnellere Arbeitsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen.
Briefe und Rechnungen wandern wohl schon fast seit der Erfindung des Buchdruckes in Archive. Der Gesetzgeber fordert, dass alle Korrespondenzen, die ein Geschäft vorbereiten, abwickeln oder abschließen lückenfrei dokumentiert werden.
Auch bei elektronischer Post können ab jetzt keine Ausnahmen mehr gemacht werden. Bei Verstößen bzw. Versäumnis wird die Geschäftsführung des Unternehmens strafrechtlich herangezogen. In Streitfällen können die archivierten Mails vor Gericht als Augenscheinbeweis gelten.
In der Praxis geht man aufgrund von verschiedenen rechtlichen Grenzen und einer Relevanz für steuerliche Zwecke von einer Aufbewahrungspflicht von elf Jahren aus. Elf Jahre bedeuten einen enormen Datensatz, der verwaltet werden muss. Dabei hilft die passende Mailarchivierungs-Software.
MailStore setzt deshalb auf die entscheidenden Faktoren, die durch die Archivierungspflicht vorgegeben werden.
Anforderungen an das System
MailStore Flyer
MailStore Produktbeschreibung
Leitfaden zur Rechtssicherheit
Mail-Server entlasten, Backup-Nutzung vereinfachen
Durch die kontinuierliche Archivierung Ihrer Mails ist die Obergrenze Ihres Postfachs nichts, worüber Sie sich länger ärgern müssen. Die Auslagerung der Mails in das Archiv sorgt für eine Entlastung Ihres Mail-Servers. Durch Komprimierung und die Vermeidung von Dopplungen nehmen die Mails auch im Archiv deutlich weniger Speicherplatz ein.
Der Mail-Server kann nun effizienter arbeiten und zum Beispiel Backup-Prozesse zügiger ausführen. Auch bei einem Ausfall Ihres Mail-Servers können Sie auf das Archiv zurückgreifen und mit den vorhandenen Mails problemlos arbeiten.
Effizienter arbeiten dank E-Mail-Archivierung
Besonders überzeugend ist die Volltextsuche von MailStore: Das gesamte Archiv kann in kürzester Zeit nach Mails und Dateianhängen durchsucht werden. MailStore ist für nahezu alle E-Mail-Systeme geeignet und intuitiv bedienbar. Eine schnelle Integration in das vorhandene System sorgt auch dafür, dass das E-Mail-Archiv von Mitarbeitern besonders gut akzeptiert wird.
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