E-Rechnung 2027: Die IT-Checkliste für Unternehmen

Warum 2026 das Jahr für den Praxistest ist

Seit dem 1. Januar 2025 wurde die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen eingeführt. Für die Ausstellung bestehen Übergangsregelungen. Laut Bundesfinanzministerium können Rechnungsaussteller bis Ende 2026 weiterhin andere Rechnungsformen nutzen; bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro kann sich diese Frist bis Ende 2027 verlängern. Auch bestimmte EDI-Verfahren können noch bis Ende 2027 übergangsweise verwendet werden.

Diese Übergänge sollten nicht dazu verleiten, die technische Umsetzung aufzuschieben. Unterschiedliche Lieferanten, Formate, Portale und Buchhaltungssysteme müssen im Alltag zusammenarbeiten. Fehler fallen am besten auf, solange noch Zeit für Korrekturen bleibt.

Die sieben Punkte Ihrer IT-Checkliste

1. Empfangskanäle festlegen

Definieren Sie zentrale Adressen, Portale oder Schnittstellen. Vermeiden Sie, dass Rechnungen dauerhaft in persönlichen Postfächern einzelner Mitarbeiter liegen bleiben.

2. Strukturierte Formate verarbeiten

Prüfen Sie, welche Formate Ihre Buchhaltungs- und Dokumentensysteme unterstützen. Eine einfache PDF-Datei ist grundsätzlich keine strukturierte E-Rechnung. Der maschinenlesbare Datensatz muss erhalten und verarbeitbar bleiben.

3. Sichtprüfung und Validierung trennen

Eine lesbare Darstellung hilft Menschen; die technische Validierung prüft Struktur und Pflichtfelder. Beide Schritte haben unterschiedliche Aufgaben und sollten dokumentiert sein.

4. Freigabeprozesse abbilden

Wer prüft sachlich, wer gibt frei, wie werden Abweichungen behandelt und wie gelangt die Rechnung in Zahlung und Buchhaltung? Berechtigungen sollten Funktionen folgen, nicht Bequemlichkeit.

5. Originaldaten und Bearbeitungsschritte aufbewahren

Archivieren Sie nicht nur eine erzeugte Ansicht. Strukturierte Originaldaten, relevante Anhänge und nachvollziehbare Bearbeitungsschritte müssen entsprechend Ihrer steuerlichen und organisatorischen Vorgaben verfügbar bleiben.

6. Sicherheit und Datenschutz berücksichtigen

Rechnungen enthalten Konten, Ansprechpartner und Leistungsdaten. Schützen Sie Empfang, Transport, Zugriffe und Backups. Kontrollieren Sie externe Portale und Dienstleister vertraglich und technisch.

7. Ausfall und Vertretung testen

Was passiert, wenn das Portal, die Schnittstelle oder der zuständige Mitarbeiter ausfällt? Definieren Sie Ersatzwege und dokumentieren Sie, wie Rückstände erkannt und nachgearbeitet werden.

Häufige Fragen